Zásady ochrany osobních údajů (GDPR) – DFArchiv.cz

Účinnost od 8. 10. 2026

Tato pracovní verze nahrazuje starší text účinný od 1. 1. 2025 a rozšiřuje jej o členskou sekci Můj DFArchiv, komunitní databáze, Divadlo, Hřbitovy, GPS, uživatelské fotografie, Galerii, newsletter a aktuální pravidla cookies.

I. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) je Pavel Stříbrný, IČ 08056552 (dále jen „správce“).

Kontaktní adresa: Pod Táborem 34, 252 61 Dobrovíz. E-mail: pavelstribrny@dfarchiv.cz. Telefon: +420 775 327 094.

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

II. Jaké osobní údaje zpracováváme

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na tom, které služby DFArchiv.cz využíváte. Zpracováváme pouze údaje, které jsou pro daný účel přiměřené a potřebné.

V souvislosti s e-shopem a objednávkami můžeme zpracovávat zejména jméno, příjmení, fakturační a doručovací adresu, e-mail, telefon, údaje o objednávce, platbě, dopravě a související komunikaci.

Při registraci a používání členské sekce Můj DFArchiv můžeme zpracovávat identifikační údaje uživatelského účtu, e-mail, zvolenou přezdívku, údaje o registraci a technické údaje související s přihlášením a zabezpečením účtu.

V rámci funkcí Můj DFArchiv se podle volby uživatele ukládají soukromé záložky, sledované položky, soukromé poznámky a osobní historie aktivity. Tyto údaje nejsou určeny ke zveřejnění ostatním uživatelům. Uživatel může dostupné funkce historie vypnout nebo vymazat v rozsahu umožněném členským rozhraním.

Pokud uživatel dobrovolně odešle návrh, komentář, hodnocení, opravu, životopisný či jiný text do databází Osobnosti, Filmy, Divadlo, Periodika nebo dalších částí DFArchiv.cz, zpracováváme obsah příspěvku, identifikátor uživatelského účtu, datum odeslání, stav schválení a případně uvedený zdroj. Veřejně může být u schváleného příspěvku zobrazena uživatelem zvolená přezdívka.

V modulu Hřbitovy může přihlášený uživatel dobrovolně navrhnout údaje o hrobu nebo místě posledního odpočinku, například hřbitov, obec, oddělení, řadu, číslo hrobu, slovní popis umístění, odkaz na Mapy.cz, GPS souřadnice, zdroj, poznámku a fotografii. Návrhy před zveřejněním podléhají administrátorskému schválení.

Přesnou polohu zařízení prostřednictvím prohlížeče zjišťujeme pouze tehdy, pokud uživatel sám aktivuje funkci pro získání polohy a udělí oprávnění v prohlížeči. Tato poloha je používána pro doplnění místa hrobu a vytvoření mapového odkazu, nikoli pro sledování pohybu uživatele. Bez této aktivní volby přesnou polohu zařízení nezískáváme.

Při nahrání fotografie mohou být zpracovány také informace uvedené uživatelem, například autor fotografie a datum pořízení. Samotný soubor může obsahovat technická metadata vložená fotoaparátem nebo telefonem; s těmito údaji nakládáme pouze v rozsahu nezbytném pro zpracování souboru.

V Galerii nebo jiných interaktivních částech může být za účelem ochrany hlasování před opakovanými hlasy zpracován technický identifikátor nebo jednosměrný otisk IP adresy. Plnou IP adresu pro tento účel nevyužíváme déle, než je technicky nezbytné.

Při návštěvě webu mohou být dále zpracovávány běžné technické údaje, například IP adresa, typ zařízení a prohlížeče, čas požadavku, navštívená URL a bezpečnostní či serverové logy.

III. Účely a právní základy zpracování

Objednávky a poskytování placených služeb: zpracování je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a pro splnění právních povinností správce podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména v oblasti účetnictví a daní.

Členský účet a funkce Můj DFArchiv: zpracování je nezbytné k poskytnutí uživatelem vyžádaných funkcí členské služby podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Ochrana systému, prevence zneužití a řešení bezpečnostních incidentů mohou být založeny na oprávněném zájmu správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Uživatelské příspěvky, návrhy oprav a moderace databází: zpracování je potřebné k poskytování komunitních funkcí a ke správě kvality a důvěryhodnosti databází. Podle konkrétní situace je právním základem plnění služby podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR nebo oprávněný zájem správce na ochraně a rozvoji archivního obsahu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Dobrovolné získání přesné GPS polohy zařízení pro Hřbitovy: pokud je přesná poloha získávána z prohlížeče zařízení, děje se tak pouze po aktivním souhlasu uživatele. Právním základem je souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas lze před odesláním návrhu vypnout a neposkytnutí polohy nebrání použití ostatních funkcí formuláře.

Ochrana hlasování, zabezpečení webu, prevence podvodného nebo nadměrného používání, obrana právních nároků a technické logování: právním základem je oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Analytické nebo marketingové technologie, které nejsou nezbytné pro provoz webu, používáme pouze po udělení příslušného souhlasu v nastavení cookies. Podrobnosti jsou uvedeny v samostatných informacích o cookies.

Automatizované individuální rozhodování, které by pro uživatele mělo právní nebo obdobně významné účinky ve smyslu čl. 22 GDPR, neprovádíme.

IV. Newsletter a obchodní sdělení

K odběru newsletteru se může uživatel dobrovolně přihlásit prostřednictvím samostatného formuláře nebo jiné výslovné volby. Přihlášení může být ověřováno metodou double opt-in. Pro správu rozesílek může být využívána služba SmartEmailing.

Pokud jste naším zákazníkem, můžeme za podmínek § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. zasílat obchodní sdělení týkající se našich vlastních obdobných výrobků nebo služeb, pokud jste při získání kontaktu měli možnost takové zasílání odmítnout a tuto možnost máte i v každém dalším sdělení.

V ostatních případech zasíláme obchodní sdělení na základě předchozího souhlasu. Souhlas lze kdykoli odvolat a odběr lze ukončit prostřednictvím odkazu v každém newsletteru nebo kontaktováním správce.

Registrace do členské sekce sama o sobě neznamená automatický souhlas s odběrem newsletteru.

V. Doba uchování údajů

Údaje související s objednávkou a smluvním vztahem uchováváme po dobu nezbytnou k plnění smlouvy a následně po dobu potřebnou pro splnění právních povinností a ochranu právních nároků; účetní a daňové doklady jsou uchovávány po dobu stanovenou právními předpisy.

Údaje členského účtu a osobní nastavení uchováváme po dobu existence účtu, případně do okamžiku, kdy jsou příslušné údaje uživatelem odstraněny, pokud jejich další uchování není nezbytné z právního nebo bezpečnostního důvodu.

Soukromé poznámky, záložky, sledované položky a historie jsou uchovávány po dobu existence příslušné funkce nebo do jejich odstranění uživatelem, případně do zrušení účtu, pokud technické či právní důvody nevyžadují krátkodobé další uchování v zálohách.

Uživatelské návrhy a příspěvky uchováváme po dobu potřebnou pro jejich vyřízení. Nevyužité návrhy mohou být po vyřízení odstraněny; pokud je příspěvek schválen a zveřejněn, údaje potřebné k doložení jeho původu a správy mohou být uchovávány po dobu zveřejnění a po přiměřenou dobu poté.

Údaje získané na základě souhlasu, včetně dobrovolně poskytnuté přesné polohy zařízení, zpracováváme do odvolání souhlasu nebo do zániku účelu, pro který byly poskytnuty, podle toho, co nastane dříve; tím nejsou dotčeny údaje, které již byly oprávněně zveřejněny jako informace o místě hrobu a nejsou samy o sobě osobním údajem uživatele.

Technické a bezpečnostní logy uchováváme pouze po dobu přiměřenou danému bezpečnostnímu účelu. Technické identifikátory používané k ochraně hlasování jsou uchovávány jen po dobu nezbytnou k zajištění integrity hlasování a následně jsou odstraněny nebo anonymizovány.

Údaje pro newsletter zpracováváme po dobu trvání odběru. Po odhlášení můžeme v omezeném rozsahu uchovat záznam o souhlasu, odhlášení nebo námitce po dobu nezbytnou k doložení souladu s právními povinnostmi.

VI. Příjemci a zpracovatelé

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny poskytovatelům služeb, kteří pro správce zajišťují technický provoz webu a e-shopu, hosting a serverovou infrastrukturu, bezpečnost, účetnictví, e-mailové a marketingové služby, platební služby a dopravu.

Podle využité služby mohou mezi příjemce nebo zpracovatele patřit zejména poskytovatel platební brány Comgate, dopravci a logistické služby (např. Česká pošta/Balíkovna, PPL, Zásilkovna/Packeta, Zaslat.cz), poskytovatel newsletterové služby SmartEmailing a – pouze po odpovídajícím nastavení souhlasu s cookies – poskytovatel analytických služeb Google Analytics.

Zpracovatelům předáváme pouze údaje nezbytné pro daný účel a vyžadujeme odpovídající ochranu osobních údajů. Pokud by v souvislosti s využitou službou docházelo k předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, uskuteční se pouze při splnění podmínek GDPR pro takové předávání.

VII. Cookies a podobné technologie

Pro zajištění základního fungování webu, přihlášení, zabezpečení formulářů, uchování relace a dalších nezbytných funkcí používáme technické cookies nebo obdobné technologie. K jejich použití není vyžadován souhlas, pokud jsou používány pouze v rozsahu nezbytném pro provoz služby.

Analytické, statistické, marketingové a jiné netechnické cookies nebo obdobné technologie se aktivují pouze po předchozím souhlasu uživatele. Pokud uživatel souhlas neudělí, odmítne jej nebo cookie lištu uzavře bez volby, netechnické cookies zůstávají deaktivované.

Uživatel musí mít možnost netechnické cookies odmítnout stejně snadno jako přijmout a své rozhodnutí může později změnit prostřednictvím nastavení cookies na webu.

Podrobný seznam používaných cookies, poskytovatelů, účelů a dob platnosti je uveden na samostatné stránce Cookies / Nastavení cookies, která má přednost před obecnými informacemi v této části.

VIII. Soukromí v členské sekci Můj DFArchiv

Soukromé poznámky, záložky, sledované položky a osobní historie nejsou veřejně zobrazovány ostatním uživatelům. Administrace Členského centra je nastavena tak, aby správce běžně pracoval zejména se souhrnnými údaji a vědomě odeslanými příspěvky uživatelů.

Je však třeba počítat s tím, že správce nebo jím pověřená technická osoba může mít k uloženým datům technický přístup, pokud je to nezbytné pro údržbu, bezpečnost, obnovu dat, řešení uživatelského požadavku nebo splnění právní povinnosti.

Uživatel odpovídá za obsah svých soukromých poznámek a neměl by do nich ukládat údaje třetích osob, které nejsou pro osobní badatelskou práci nezbytné.

IX. Uživatelské fotografie, návrhy a veřejné příspěvky

Před zveřejněním uživatelských návrhů provádí správce administrátorskou kontrolu. Odeslání návrhu samo o sobě nezaručuje jeho zveřejnění.

Pokud uživatel odesílá fotografii nebo jiný soubor, může být požádán o potvrzení, že je jeho autorem nebo že má potřebné oprávnění k jeho poskytnutí. Informace o autorských právech a pravidlech dalšího užití obsahu jsou upraveny samostatně v Obchodních podmínkách nebo pravidlech užití obsahu DFArchiv.cz.

Veřejně zobrazujeme pouze údaje potřebné pro daný obsah. E-mailová adresa, interní identifikátor účtu a neveřejné poznámky uživatele nejsou standardně zveřejňovány.

X. Práva subjektu údajů

Za podmínek stanovených GDPR máte právo na přístup ke svým osobním údajům (čl. 15), na opravu (čl. 16), výmaz (čl. 17), omezení zpracování (čl. 18), přenositelnost údajů (čl. 20) a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21).

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Svá práva můžete uplatnit na e-mailu pavelstribrny@dfarchiv.cz nebo prostřednictvím dalších kontaktních údajů správce. Správce může v přiměřeném rozsahu požádat o ověření totožnosti žadatele.

Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail posta@uoou.gov.cz, www.uoou.gov.cz.

XI. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, změnou nebo zveřejněním.

Přístup k osobním údajům je omezen na správce, pověřené osoby a zpracovatele v rozsahu, v jakém jej potřebují pro plnění svých úkolů. Zabezpečení je průběžně přizpůsobováno povaze provozovaných služeb a rizikům zpracování.

XII. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady mají informační charakter a nejsou souhlasem se zpracováním osobních údajů. Tam, kde je souhlas právním základem zpracování, je vyžádán samostatně, konkrétně a dobrovolně.

Správce může tyto zásady aktualizovat zejména při změně právních předpisů, používaných služeb nebo funkcí DFArchiv.cz. Aktuální verze je vždy zveřejněna na DFArchiv.cz. Pokud by změna měla podstatný dopad na registrované uživatele, může být informace o změně poskytnuta také prostřednictvím členského účtu nebo e-mailu.